Integritetspolicy

Hur hanteras personuppgifter enligt GDPR?

Integritetspolicy

Behandling av dina personuppgifter enligt GDPR.
Forflex AB, 556556-1635, är skapare och leverantör av databasen Alex Författarlexikon. Forflex AB är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter för kunder till oss eller som anställda av oss. Våra kunder är regioner, kommuner, enskilda bibliotek och skolor. För varianten ”Mitt Alex” är det enskilda personer som är kunder.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
När man beställer Alex Författarlexikon till institutioner registrerar vi kundens kontaktuppgifter, fakturadress och fakturareferenser. Vi registrerar även namn och mejladress på kontaktperson för abonnemanget. I Alex Författarlexikon ingår också ett Quiz. Där kan man som användare registrera sitt namn och mejladress för att kunna deltaga i vår topplista över bästa quizresultat. Bästa quizresultat går att se två år bakåt i tiden. Vi behandlar även personuppgifter för våra anställda och uppdragstagare. För dessa har vi ett register med namn, adress, mejladress och kontouppgifter för löneutbetalning.

Varför behandlar vi dessa personuppgifter?
Vi behöver registrera dessa uppgifter för att fullgöra våra avtal med kunder och anställda. För att administrera abonnemangen, för att kunna ge information om förändringar i databasen, för att vid behov kunna ge support och för att kunna leverera användarstatistik till kunden. Oftast sköts våra kontakter via mejl och ibland med nyhetsbrev. Nyhetsbreven går enkelt att avregistrera. För våra anställda och uppdragstagare registrerar vi de uppgifter som behövs för att kunna kommunicera nya och gamla uppdrag, ge feedback och betala ut lön.

Vilka delar vi personuppgifter med?
Både när det gäller kundregister och personalregister använder vi oss av Fortnox AB. www.fortnox.se Vår systemsupport sköts av Trinax AB www.trinax.se Kortbetalningar av abonnemangsavgifter för Mitt Alex sköts av betalningsföretaget Stripe. www.stripe.com

Hur länge sparar vi personuppgifter?
Vi sparar kunduppgifter och mejladresser till beställare och kontaktpersoner så länge man är kund hos oss. Mejladresser plockas bort ett halvår efter uppsägning av abonnemang eller när man kontaktar oss för att byta ut uppgifter. Uppgifter som lämnats för att delta i Quiztopplistan plockas bort senast efter två och ett halvt år. Uppgifter angående anställda och uppdragstagare tas bort när de inte längre är relevanta för vår verksamhet eller gällande redovisningsbestämmelser.

Inloggning med lånekortsnummer
Inloggning i vår databas med lånekortsnummer är kopplad till biblioteken som är våra kunder. Vi registrerar och sparar inte uppgifter om de enskilda användarnas kortnummer eller personuppgifter.

Mitt Alex
För att kunna driva tjänsten Mitt Alex behöver vi registrera abonnentens namn och e-postadress. Dessutom frågar vi efter icke obligatoriska uppgifter som nationalitet, födelseår och kön. Dessa uppgifter används endast av Alex Författarlexikon (Forflex AB) i utvecklingssyfte för att ge kunskap om våra kundgruppers profiler. Användaruppgifterna försvinner ett år efter avslutat abonnemang.

Vad händer vid misstänkt dataintrång?
Vid misstänkt dataintrång kontaktar vi vår support Trinax AB. Eventuella säkerhetsincidenter kommer att rapporteras till datainspektionen. Skulle ett dataintrång ske, som medför en allvarlig risk, meddelas kunden och/eller anställda.

Kontaktuppgifter
Forflex AB
Box 267
461 26 Trollhättan
adm@alex.se